PASTIKAN ANDA MEMILIKI KEBIJAKAN PERJALANAN YANG JELAS
Kebijakan perjalanan yang terdefinisi dengan baik adalah cara penting (dan hemat biaya) untuk manajemen perjalanan yang efektif. Kebijakan perjalanan yang ditentukan harus menguraikan pedoman yang ditetapkan dengan jelas untuk semua karyawan sehubungan dengan tanggung jawab dan saat bepergian; pengaturan perjalanan dan biaya perjalanan.
Ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan saat menyusun kebijakan perjalanan untuk perusahaan Anda.
Meskipun hemat biaya merupakan persyaratan penting, sangat penting bagi Anda untuk tidak membahayakan keselamatan dan kualitas layanan perjalanan, serta berkompromi dengan kebutuhan perjalanan karyawan perjalanan. Tawarkan sedikit pilihan yang memungkinkan karyawan untuk memilih opentrip murah salah satu yang paling cocok untuk mereka. Anda dapat menghindari kompromi yang tidak perlu lebih jauh lagi dengan membiarkan karyawan menyampaikan pemikiran dan/pendapat mereka selama proses pengambilan keputusan.
Selalu pastikan bahwa Anda selalu memiliki detail kontak terbaru karyawan Anda, jika terjadi keadaan darurat.
Tanggung jawab terkait pengeluaran – pribadi, bisnis, liburan, dll. – harus selalu ditetapkan dengan jelas dan tepat.
DAPATKAN GRIP PADA TRAVEL TECH
Perencanaan perjalanan tidak diragukan lagi telah mengalami revolusi dengan munculnya aplikasi pemesanan online. Masalah dengan peningkatan ketersediaan alat tersebut adalah memilih mana yang akan digunakan untuk perencanaan perjalanan bisnis Anda.
Pilihan terbaik adalah memiliki alat pemesanan online yang ‘dipersonalisasi’ yang telah dibuat khusus sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan perjalanan khusus bisnis Anda. Meskipun memiliki teknologi perjalanan Anda sendiri memiliki kelebihan – seperti dapat meningkatkan efisiensi dengan proses persetujuan bawaan dan mengelola perjalanan Anda kapan saja – ada beberapa kelemahan yang harus diperhatikan. Perancangan open trip pulau harapan dan perakitan awal, serta administrasi lanjutan, dari alat pemesanan online khusus bisa jadi agak curam. Kelemahan lainnya adalah semua penelitian yang diperlukan akan menjadi tanggung jawab Anda. Ini menimbulkan pertanyaan apakah kenyamanan itu sepadan dengan usaha dan biaya yang diperlukan.
Pilihan yang bagus adalah menggunakan perusahaan manajemen perjalanan (TMC). Bekerja dengan TMC berarti memperoleh aset manajemen perjalanan berpengalaman yang merupakan manajer perjalanan yang berdedikasi. Manajer perjalanan dapat membantu Anda membuat keputusan perjalanan terbaik, berdasarkan kebutuhan bisnis unik Anda. Manfaat lebih lanjut termasuk bantuan dengan banyak detail lainnya, seperti aplikasi VISA; mengatur transportasi darat; mengatur Forex dan menangani keadaan darurat perjalanan.
Pilihan cerdas adalah menggunakan kombinasi keduanya. Keunggulan TMC sudah jelas dan mereka sering memiliki alat pemesanan online yang dapat digunakan perusahaan. Dengan cara ini Anda mendapatkan yang terbaik dari keduanya – kemudahan dan kontrol dalam mengelola sendiri pemesanan perjalanan Anda, serta dukungan dan bantuan individu dengan proses yang lebih rumit dan/atau memakan waktu.
PASTIKAN KESELAMATAN KARYAWAN PERJALANAN
Meskipun perjalanan bisnis adalah bagian penting dan kemungkinan besar dari sebagian besar bisnis, bukan berarti tanpa risiko. Sebuah perusahaan memiliki kewajiban untuk peduli terhadap karyawannya. Ini berarti memiliki kewajiban hukum (dan moral) untuk menghindari risiko cedera pada karyawan selama perjalanan bisnis, sebanyak mungkin. Tanggung jawab ada pada Anda (perencana perjalanan) untuk memastikan bahwa semua rencana dan tindakan keselamatan yang tepat sudah ada. Ini berarti memberikan asuransi perjalanan yang memadai, yang mencakup perlindungan medis, kehilangan bagasi, pembatalan penerbangan, serta bencana alam dan terorisme, dan segala sesuatu di antaranya.
Karyawan harus diberi tahu tentang risiko terkait tempat tujuan mereka, sebelum melakukan perjalanan, dan perlu diberi tahu tentang tindakan yang harus diikuti jika terjadi keadaan darurat perjalanan.
Sangat penting untuk selalu mengetahui kemana karyawan perusahaan Anda bepergian tanpa terkecuali. Ada banyak aplikasi dan alat online yang dapat Anda gunakan untuk membantu melacak dan tetap berhubungan dengan wisatawan Anda.
PRE-BOOK UNTUK MENYIMPAN
Anda dapat menghemat lebih banyak saat membuat rencana ke depan saat membuat pengaturan perjalanan. Penelitian telah membuktikan bahwa pelancong bisnis yang hanya memesan penerbangan mereka sehari sebelumnya – dapat membayar hingga 200% lebih banyak untuk penerbangan mereka.
Sebaliknya – harga tiket pesawat umumnya paling murah dari tiga minggu atau lebih sebelum tanggal keberangkatan. Menggunakan strategi pembelian lanjutan, Anda dapat mengurangi atau memoderasi pengaruh fluktuasi harga pada anggaran perjalanan perusahaan Anda. Meskipun tidak selalu memungkinkan untuk memesan jauh-jauh hari karena rapat dan jadwal terkadang berubah pada menit terakhir), usaha ini pasti sepadan dalam jangka panjang.
TUNJUKAN ORANG YANG PALING BERKUALIFIKASI
Perencanaan perjalanan bukanlah tugas yang mudah – ini jauh lebih dari sekadar mengoordinasikan rencana perjalanan. Tanggung jawab manajer perjalanan berkisar dari pemesanan, manajemen kebijakan, persetujuan anggaran, pelaporan, dan penanganan darurat perjalanan. Lalu ada tugas yang memakan waktu untuk menemukan penerbangan yang paling terjangkau, transportasi darat, akomodasi, dll